Mais simples do que essa ferramenta, impossível. Post-it, como usar para melhorar a sua organização e produtividade pessoal e profissional. Você pode utilizar de forma individual ou em um trabalho de equipe.
Uma das coisas que mais buscamos em nosso dia a dia é uma forma de poder produzir mais, usando menos tempo. O tempo é uma preciosidade, principalmente os dias de hoje onde a vida é extremamente corrida. O tempo não é algo palpável, não dá para pegar ou muito menos comprar. Mas, é possível fazer algo com o nosso tempo: organizar. Essa é uma premissa que todos deveriam ter em mente.
Quando conseguimos essa brilhante façanha de organizar o nosso tempo, isso nos causa uma sensação maravilhosa de dever cumprido e de uma vida, digamos, mais competente.
Mas, você meu caro leitor, ou leitora, que conhece meus artigos, sabe que eu gosto de começar do começo. Hoje venho falar de uma ferramenta muito simples, mas muito dinâmica e confiável. Um simples e pequeno pedaço de papel colorido com uma base de cola autoadesiva que se tornou uma das mais utilizadas peças de organização pessoal do planeta, os famosos Post-it’s.
Como toda boa ideia, essa é mais uma que aconteceu de um jeito totalmente despretensioso. Post-it é um produto, mas de importância tão relevante que seu sua marca se transformou em um substantivo. Criado por engenheiros da 3M (amo essa empresa!), no vídeo abaixo, você pode matar a sua curiosidade de saber como eles foram criados:
Agora que você conhece a história, vamos falar um pouco sobre organização e produtividade.
Você pode até ser uma pessoa bastante organizada, mas inevitavelmente, se vê diante de uma mesa desorganizada, com papéis espalhados. Me responda: ver as coisas bem organizadas e devidamente separadas faz um bem absurdo a alma, não?! Imagina colocar todas as suas atividades organizadas em sequencia, divido por cor de prioridade, exposto em um grande quadro onde todos podem ter acesso.
É fato de que existe App’s e programas de computador para tudo, inclusive alguns que imitam os famosos Post-it’s, mas, o mais legal de usá-los é poder expor. Assim, todos podem estar diante dele, discutindo ideias, inserido novas sugestões sobre o planejamento, ação e execução do projeto e, obviamente, eliminado o que já foi concluído. Quando se trabalha em equipe utilizando os Post-it’s, o mais bacana é a interação que estas simples folhinhas de papel podem proporcionar a toda a equipe. Você pode fazer um quadro com um belo toque de criatividade, inserindo personagens representando a equipe ou dando um nome sugestivo para as tarefas a serem executadas.
Quadro de tarefas
O quadro de tarefas criado com Post-it’s é de fácil compreensão por todos. Mas ele não é um documento oficial da empresa, é apenas um local onde tudo que envolve um projeto é posto para o conhecimento daqueles que tem acesso a ele. O ideal é que documento importantes ou anexo não estejam nesse quadro. Mas, você pode inserir no Post-it’s sobre o assunto onde é possível encontrar estes anexos, assim como num brainstorm.
Existem sistemas que usam demais os coloridos papeizinhos em suas aplicações. Criar um belo Canvas e também o método de organização Scrum são excelentes exemplos disso. O Canvas é um modelo bem bacana de formato organizacional. Inseri aqui alguns modelos, mas como é papo para um outro artigo. Prometo aprofundá-lo com mais clareza.
Fique mais motivado com os Post-it’s
Se você é um amante de organização e produtividade, e se já não trabalha com Post-it’s, vai passar a amar. Quando você monta um quadro de planejamento e vê que seus colegas de equipes estão interagindo com ele, lhe dará uma sensação de autonomia muito forte. Ver aqueles diversos quadrinhos coloridos, te motivar a conseguir terminar a tarefas dento do prazo estipulado, ou até antecipar. Além disso, cria um clima saudável de competitividade, sem deixar de lado o mais importante, o fato de estar participando de um projeto totalmente colaborativo.
Benefícios do uso de Post-it’s em sua rotina de trabalho
Todo o seu planejamento está salvo em algum lugar do seu servidor de arquivos. Mas Post-it’s te levam a estar em conjunto com a equipe, longe da plataforma virtual. Os quadrinhos de papel coloridos expostos no quadro em algum lugar, de preferencia, bem visual em seu escritório trazem alguns benefícios. Separamos alguns deles aqui:
– É de fácil entendimento e compreensão por todos os usuários devido a comunicação direta;
• Análise de alguns retornos impactantes do projeto. Assim você consegue identificar a deficiência e sugerir ou delegar soluções;
• Estimula alguns cenários de testes do seu projeto;
• Novas soluções podem ser divulgadas para o conhecimento de toda a equipe;
• Em caso de dúvidas, as mesmas podem ser consultadas todo o tempo;
• Essa exposição permite que o projeto seja atualizado a qualquer momento;
• Maior comprometimento com as metas estabelecidas no projeto.
Mesmo diante de todas as vantagens de se usar uma parede de Post-it’s, existem aqueles que não abrem de um bom App de sticky notes em seu smartphone ou computador. E apara você não dizer que eu deixei os aficionados por tecnologia de fora deste artigo, indico para quem usa o Mac, o simples, porém super funcional programa, Anotações. Ainda não sei como está na versão Mojave do Sistema Mac OS, mas geralmente ele já vem instalado em seu Mac. No Windows, você pode contar com o Sticky Note, também muito prático e intuitivo. Já para quem quer em ter essa facilidade em todas as plataformas, o Tio Google disponibiliza o Google Keep. Confesso que eu uso bastante e é excelente!
E quando falamos em produtividade, significa trabalho bem feito e um tempinho de sobra. Essa galera é bastante criativa e sabe aproveitar muito bem o tempo de sobra que um bom planejamento desenvolvimento com a ajuda dos Post-it’s podem oferecer, inclusive, àquele seu portfólio que nunca sai do papel ou que está demorando demais para atualizar por conta das demandas urgentes.
E como estamos no início de um novo ano, te desejo um ano realmente muito feliz e muito produtivo!